Письмо-запрос (Inquiry Letter)

Posted on

При составлении делового письма важно помнить, что по письму можно судить не только о человеке, но и о фирме, которую он представляет. Запомните: время, затраченное на составление хорошего письма, - это хорошее вложение капитала. Любое письмо преследует какую-то определенную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом.

Как правило, все деловые письма можно разделить на несколько групп:

• Предложение продуктов, услуг вашей компании
• Ответ на письмо предложение услуг
• Запрос на получение информации
• Ответ на запрос
• Заказ
• Ответ на заказ
• Жалоба
• Ответ на жалобу
Курсы английского в Минске:
-английский для общения;
-бизнес-английский;
-английский для детей
любого возраста;
-занятия с репетитором.

Письмо-запрос

Цель письма-запроса (Inquiry Letter) – получение более подробной информации об интересующем нас товаре или услуге.
В начале письма (если вы посылаете его по почте) следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь.Если вы отправляете письмо по электронной почте, этот пункт можно опустить.

План письма-запроса:
1. Официальное обращение, так как с адресатом вы скорее всего не знакомы.
Dear Sir or Madam, Dear Sirs
To Whom It May Concern - (Тем, кого это касается) –очень формальное выражение, употребляется, если вы не знаете, кому надо адресовать это письмо

2. Укажите источник, из которого вы получили информацию о компании.
With reference to your advertisement (ad) in...(Относительно вашей рекламы в…)
Regarding your advertisement (ad) in ...  (Касательно вашей рекламы в …)
You were recommended to us by …  (Нам рекомендовал Вас …)
With reference to our phone call of yesterday…(Относительно вашего вчерашнего звонка …)

3. Коротко представьте себя, свою фирму.
Our company is a subsidiary of … (Наша компания является филиалом …)
We specialize in …. (Мы специализируемся на …)
We are one of the leading producers of … (Мы являемся лидирующими производителями …)
We are interested in … (Мы заинтересованы в ….)

4. Изложите свою просьбу, причину письма
Сould you please send me ... (Не могли бы вы выслать мне …)
I would be grateful if you could… (Я был бы благодарен, если бы вы …)
Can you give me some information about…(Можете ли вы дать мне информацию о…)
Could you send me more details… (Могли бы вы выслать мне подробную информацию…)
We are planning some reorganization of our business and would like some information about … (Мы планируем реорганизацию нашего бизнеса и хотели бы получить информацию о …)

5. Объясните, что еще вы бы хотели получить от адресата.
Could you send us your prospectus and details of …. (Не могли бы вы прислать нам ваш рекламный проспект и детали …)
I would also like to know ... (Я бы также хотел узнать…)
Could you tell me whether ... (Скажите, пожалуйста… )

6. Закончите письмо стандартной фразой.
We look forward to hearing from you. (Мы с нетерпением ждем вашего ответа)
We would be grateful for an early reply. (Будем признательны за скорый ответ)
Thank you for your help. (Благодарим Вас за помощь.)
Thanking in advance for your help.  (Заранее благодарны Вам за помощь)

7. Подпись
Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно)
Yours sincerely, (если имя Вам известно)

Образец письма-запроса

Dear Sirs,
With reference to your advertisement in yesterday's «Business», could you please send us a copy of your latest catalogue. We would also like to know if it is possible to make an order online.
Yours faithfully,
(Signature)
Tom Harrison
Purchasing Manager

Письмо-ответ на запрос информации

После получения письма-запроса, компания высылает ответное письмо. Очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно произведет подобное впечатление.

1. Обращение
Dear Mr, Ms (Помните, к человеку надо обращаться так, как он это сделал в письме)

2. Выскажите благодарность за оказанное внимание
Thank you for your letter of … (Спасибо за Ваше письмо …)
We would like to thank you for enquiring about ...(Мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес… )
We are writing in reply to your letter of May 22 in which you asked if we could …. (Отвечаем на ваше письмо от 22 мая, в котором вы просите …)

3. Предоставьте запрашиваемую информации и укажите, какие шаги были Вами предприняты
We are pleased to enclose ... (Мы с удовольствием вкладываем… )
Enclosed you will find ... (В прикрепленном файле вы найдете... )
We enclose ... (Мы прилагаем… )
We regret to say that we no longer produce …. (К сожалению, мы больше не выпускаем …)
We are very sorry we cannot be of help to you.  (К сожалению, мы не можем быть Вам полезны)

4. Ответьте на дополнительные вопросы
We would also like to inform you ... (Мы также хотели бы сообщить вам о… )
Regarding your question about ... (Относительно вашего вопроса о…)
In answer to your question (enquiry) about ... (Отвечая на ваш вопрос… )

5. Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.
May we draw your attention to pp.14-17 in our catalogue where … (Позвольте обратить Ваше внимание на стр.14-17 в каталоге, где ...)
We would like to point out that fees include … (Хотелось бы обратить Ваше внимание на то, что в стоимость входит …)
We would certainly be happy to supply you with any products you require. (Нам будет очень приятно поставить любые товары, которые Вам необходимы)
All our products can be delivered at the shortest possible time. (Все товары будут доставлены в самое ближайшее время)

6. Сообщите о Вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.
Please do not hesitate to contact us … (Не стесняйтесь, обращайтесь к нам …)
Should you have any further questions, please do not hesitate to get in touch with us. (Если у вас возникнут какие-нибудь вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам)
We would be happy to supply you with any further information. (Мы будем рады предоставить Вам дополнительную информацию)

7. Выскажите надежды на дальнейшее сотрудничество
We look forward to ... (Мы надеемся …)
hearing from you    (услышать вас снова)
receiving your order (получить от вас заказ)
welcoming you as our client (customer) (что вы станете нашим клиентом)

8. Подпись
Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать 'Yours faithfully' и когда имя известно - 'Yours sincerely',

Образец письма-ответа

Dear Mr Harrison,
Thank you for your enquiry of 23 September asking for the latest edition of our catalogue.
We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases online at sds.com.
We look forward to welcoming you as our customer.
Yours sincerely,
(Signature)
Position

Итак, запомните главное правило деловых писем: никогда не пытайтесь перевести письмо дословно со своего родного языка на английский. В каждой стране свои стандарты и правила. Лучший выход – составить свой банк деловых писем (например, полученных от ваших клиентов, составленных другими переводчиками и т.д.). Используйте эти письма, как шаблоны.

Прокомментировать

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Вы можете использовать следующие HTML тэги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>